Thomas Strebler : « Organiser EPS-HEP à Marseille est une aventure exigeante, mais profondément enrichissante »

Le CPPM a été choisi pour organiser l’une des plus grandes conférences internationales de physique des particules. Qu’est-ce que cela représente pour le laboratoire ?

L’organisation d’EPS-HEP mobilise fortement le laboratoire en lien avec la communauté nationale et les instances internationales. C’est une aventure scientifique et humaine enthousiasmante, que nous sommes fiers de porter. Au-delà du CPPM, un cluster de six unités de recherche du CNRS du Sud de la France est impliqué dans l’organisation de cet événement : le LUPM à Montpellier, le CC-IN2P3 à Lyon, le L2IT à Toulouse et enfin le LAM, le CPT et le CPPM à Marseille. Le choix de ce cluster pour organiser la conférence EPS-HEP 2025 est une reconnaissance importante pour ces laboratoires et une véritable marque de confiance de la communauté internationale en notre capacité à accueillir un événement scientifique d’envergure. En accueillant EPS-HEP, nous mettons également en valeur l’excellence scientifique de nos laboratoires et notre engagement dans les grands projets internationaux, tout en renforçant notre visibilité auprès des jeunes chercheurs et chercheuses, des partenaires institutionnels et du grand public.

Quels défis comporte l’accueil d’un tel événement à Marseille ?

Nous nous efforçons de trouver un équilibre entre ambition scientifique, qualité d’accueil et responsabilité collective. Le premier enjeu est celui de la capacité d’accueil : il faut pouvoir réunir plus de 800 participantes et participants dans des conditions optimales. Le choix du Palais du Pharo, un lieu emblématique avec une vue exceptionnelle sur la mer et le Vieux-Port, répond à ce besoin, mais exige une coordination rigoureuse avec les services techniques et les différents prestataires auxquels nous faisons appel. Le deuxième défi concerne la logistique au quotidien : gestion des flux de participantes et participants, restauration, accessibilité… Il faut tout anticiper pour que l’expérience des congressistes soit fluide et agréable, malgré les contraintes d’une ville touristique en plein mois de juillet. Enfin, organiser une telle conférence implique aussi de veiller à l’impact environnemental et à l’accessibilité sociale de l’événement : proposer une restauration responsable, limiter les déchets, encourager les mobilités douces, offrir une connexion à distance, maintenir des frais d’inscription raisonnables… Ce sont des aspects que nous prenons très au sérieux.

Entre la recherche en physique et l’organisation d’événements, il y a un monde. Comment vous êtes-vous approprié l’organisation d’EPS-HEP en tant que physicien?

C’est vrai qu’organiser une conférence comme EPS-HEP, ce n’est pas mon cœur de métier ! Mais c’est aussi une expérience extrêmement enrichissante. En tant que physicien, on est habitué à gérer des projets complexes, à travailler en équipe internationale, à jongler avec des contraintes multiples : tout cela est très utile dans l’organisation d’un tel événement.

Ce qui change, c’est la nature des interlocuteurs et des responsabilités : il faut dialoguer avec des institutions, des collectivités locales, des prestataires, des sponsors, et faire en sorte que les aspects logistiques, financiers, techniques, humains soient tous alignés. On découvre de nouveaux métiers, on développe d’autres compétences — gestion de projet, communication, négociation… C’est un peu comme un grand projet de recherche, avec une échéance immuable : le jour où 800 personnes arrivent, tout doit être prêt !

Je ne fais pas ça seul, bien sûr : c’est un travail d’équipe, au sein du laboratoire et avec les autres membres du comité d’organisation. En tant que physicien, on a aussi à cœur que ce moment fort de notre communauté soit une réussite scientifique, mais aussi humaine. C’est une façon différente de servir la recherche, en facilitant les échanges et les rencontres qui font avancer notre discipline.

Sur quels partenaires avez-vous pu vous appuyer pour mener à bien l’organisation d’EPS-HEP ?

L’organisation d’EPS-HEP 2025 repose sur un large réseau de partenaires, sans lesquels un tel événement ne serait pas possible.

Nous nous appuyons d’abord sur le soutien fort de nos organismes de tutelle, le CNRS et Aix-Marseille Université, et de nos laboratoires qui sont engagés à la fois scientifiquement et logistiquement dans l’accueil de la conférence.

Nous travaillons aussi en étroite collaboration avec la Société Européenne de Physique (EPS), qui garantit la qualité scientifique de la conférence et fédère la communauté internationale.

Un atout précieux a également été l’accompagnement par une agence professionnelle d’organisation de congrès. Son expertise logistique, sa connaissance fine du territoire et son réseau de prestataires fiables ont été déterminants pour anticiper les besoins, coordonner les acteurs locaux et assurer une mise en œuvre fluide et efficace de l’événement.

Enfin, de nombreux autres partenaires — institutions, collectivités, acteurs du secteur privé — nous soutiennent sur les volets financiers, techniques ou encore de médiation scientifique. Ce maillage solide nous permet d’organiser une conférence ambitieuse, accueillante et responsable.

EPS-HEP Marseille comporte un volet médiation auprès du grand public. Pouvez-vous nous en dire plus sur cet aspect-là de la conférence ?

Oui, c’est un aspect auquel nous tenons beaucoup. EPS-HEP Marseille ne se limite pas à un événement scientifique entre spécialistes : c’est aussi une occasion unique de faire rayonner la physique des particules auprès du grand public, en particulier dans la ville qui accueille la conférence.

C’est dans cet esprit qu’a été conçu le Festival des Infinis, un programme de médiation scientifique qui se déroulera en parallèle de la conférence, du 8 au 11 juillet 2025, dans plusieurs lieux de Marseille. Porté par un collectif de scientifiques et de professionnels et professionnelles  de la culture, ce festival propose des animations variées et accessibles à toutes et tous : spectacles mêlant science et art, expositions photo, rencontres avec des chercheurs et chercheuses, ateliers participatifs, projections-débats…

Notre objectif est d’ouvrir les portes de la science, de partager avec le plus grand nombre la curiosité, l’émerveillement, mais aussi les questionnements qui animent la recherche fondamentale. C’est aussi une manière de rappeler que la science fait partie de la culture, et qu’elle a toute sa place dans l’espace public.

Ce volet grand public est rendu possible grâce à l’implication d’acteurs locaux de la culture scientifique, au soutien des collectivités territoriales, et à l’enthousiasme de nombreux chercheurs et chercheuses prêts à aller à la rencontre des citoyens.

Comment appréhendez-vous le début de la conférence, qui approche à grands pas ?

Avec une certaine impatience… et beaucoup d’énergie ! À quelques semaines du début d’EPS-HEP 2025, nous sommes pleinement mobilisés pour que tout soit prêt : derniers ajustements logistiques, coordination des équipes, vérifications techniques, accueil des intervenants… L’organisation entre dans sa phase finale, celle où chaque détail compte.

Nous faisons de notre mieux pour anticiper les moindres aspects de la conférence, afin d’offrir à chaque participante et participant la meilleure expérience possible — qu’il s’agisse de la qualité scientifique du programme, du confort sur place, de la fluidité des déplacements ou encore de l’accueil humain. Bien sûr, nous sommes lucides : l’organisation d’un événement de cette ampleur ne sera jamais parfaite à 100 %. Mais si les éventuels petits couacs restent invisibles pour les participantes et participants, alors nous considérerons que nous avons réussi notre pari.

C’est évidemment un moment intense, mais aussi très stimulant. Après plus de deux ans de préparation, voir les choses se concrétiser, les participantes et participants s’inscrire, les programmes se finaliser, c’est extrêmement gratifiant.

Au-delà de la logistique, nous avons surtout hâte de vivre ce grand moment collectif : retrouver la communauté internationale réunie à Marseille, faire rayonner notre discipline, et montrer que science et convivialité peuvent aller de pair dans un cadre exceptionnel.

Auriez-vous des conseils à donner à d’autres laboratoires qui souhaiteraient accueillir de grands événements internationaux ?

Oui, sans hésiter : organiser un grand événement international est une aventure exigeante, mais profondément enrichissante — pour le laboratoire, pour les équipes, et pour la communauté scientifique dans son ensemble.

Le premier conseil serait de s’entourer tôt. Il est essentiel de constituer une équipe solide et complémentaire, en impliquant à la fois des scientifiques, du personnel administratif et technique, et, si possible, une agence professionnelle d’organisation de congrès. Cette dernière peut vraiment faire la différence pour anticiper les besoins logistiques, gérer les aspects pratiques et éviter de réinventer la roue.

Il faut aussi anticiper très en amont. Les délais sont longs, les démarches administratives nombreuses, et il faut du temps pour construire un budget, réserver des lieux adaptés, monter des partenariats, ou encore élaborer un programme cohérent avec les attentes de la communauté.

Un autre conseil important : ne pas sous-estimer la charge de travail. C’est un investissement collectif important pour un laboratoire, qui mobilise des ressources humaines sur la durée. Il faut donc que la direction du labo et les tutelles soient pleinement impliquées et soutenantes.

Et puis… avoir envie de le faire ! C’est un travail considérable, mais aussi une source de fierté et d’élan collectif pour tout le laboratoire.